אין רכישה בלי סעיף תקציבי

כשקבוצה מנהלת כמה חברות, כל חברה נוטה לפתח נוהג משלה. ספקים מוקמים פעמיים בשמות שונים, מק"טים נכתבים אחרת בכל חברה, וסעיפי תקציב אינם מדברים באותה שפה. התוצאה אינה חוסר בקרה מוצהר אלא חוסר יכולת להשוות.

הוספת דוח תקציבי לא הייתה פותרת דבר, מפני שהבעיה קדמה לדיווח — היא הייתה בנתונים ובתהליך. בקרה תקציבית נכשלת כמעט תמיד באותה נקודה: לא בדוח, אלא ברגע שבו אפשר לעקוף אותה.

העבודה התחילה מטיוב: איחוד ספקים בין החברות, ניקוי מק"טים ואחידות שמות, ובדיקת מחירונים. התקציב השנתי הועבר ממבנה גיליוני למבנה היררכי מרובה רמות בתוך המערכת, עם שיוך חשבונות לכל סעיף ברמת הקבוצה כולה. נהלי העבודה שנכתבו — לפי גישות ניהול איכות מוכרות — קובעים כללים שאינם ניתנים לפרשנות.

• תקציב היררכי רב-חברתי אחיד
• טיוב נתוני ספקים, מק"טים ומחירונים
• תהליך רכש מלא: הזמנה, קבלת סחורה, חשבונית, התאמה, תשלום
• קישור כל שלב בתהליך לסעיף התקציבי
• נהלי עבודה ומדריכי משתמש
• דוחות תקציביים זמינים לניהול